Procédure

RÈGLEMENT PORTANT MISE EN APPLICATION DU CAHIER DE PROCÉDURES RELATIF A L’ACQUISITION DES BIENS ET SERVICES COMMANDÉS PAR LA BANQUE

Règlement n° 91-002 en date du 22.7.91 abrogeant et remplaçant les dispositions du Règlement n° 87-002 en date du 26.08.87 portant mise en application du cahier de procédures relatif à l’acquisition des biens et services commandés par la Banque.

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Le Président,

Vu l’Accord en date du 14 novembre 1973, instituant une Banque Ouest Africaine de Développement,

Vu l’article 22 des Statuts de la Banque Ouest Africaine de Développement,

Vu le Règlement n°91-001en date du 28 mai 1991 fixant l’organisation et le fonctionnement de la Banque Ouest Africaine de Développement,

A arrêté le réglement dont la teneur suit :

Article 1er
Est mis en application le cahier de procédures relatif à l’acquisition des biens et services commandés par la Banque et dont le texte est joint en annexe.

Article 2
Le présent Règlement qui abroge les dispositions du Règlement n° 87-002 du 26.08.87 susvisé prend effet pour compter de la date de sa signature.

Fait à Lomé, le 22 juillet 1991

Par Abou Bakar BABA-MOUSSA
Président de la BOAD

CAHIER DE PROCÉDURES RELATIF A l’ACQUISITION DES BIENS ET SERVICES COMMANDÉS PAR LA BOAD POUR SON EXPLOITATION

La BOAD a fréquemment recours à des fournisseurs de biens et services ou à des prestataires de services pour l’acquisition de matériels ou mobiliers ou pour la réalisation de travaux d’entretien.

Le présent cahier a pour but de préciser les procédures d’acquisition desdits biens et services et s’articule autour des points suivants :

• champ d’application,
• modes d’acquisition
• consultations,
• conditions requises pour soumissionner,
• soumission du fournisseur ou du prestataire de services,
• dépouillement, choix de l’adjudicataire provisoire et négociations,

1. Champ d’application

Les dispositions du présent cahier de procédures s’appliquent à l’acquisition de tout bien (meuble ou immeuble) ou service nécessaire pour le fonctionnement du siège de la Banque et des immeubles loués pour elle.

2. Modes d’acquisition

2.1. Les biens et services visés au paragraphe 1.ci-dessus sont regroupés par famille dans le mois qui suit l’adoption du budget de la Banque par le Conseil d’Administration et sont acquis par voie d’appel d’offres.

2.2. Toutefois, à titre exceptionnel, les biens et services dont l’acquisition présente un caractère urgent et dont le montant est égal ou inférieur à un million (1 000 000) de francs CFA ainsi que les travaux d’entretien courant des immeubles : peuvent être acquis, au fur et à mesure qu’apparaît leur justification, par le directeur du Département chargé de l’Approvisionnement et du Patrimoine de gré à gré.

3. Consultation

3.1. L’avis d’appel d’offres est mis au point par le service chargé de l’approvisionnement et du Patrimoine avec le concours, s’il y a lieu, des Départements et services utilisateurs et est diffusé auprès des entreprises et prestataires de services enregistrés à la Banque.

3.2. L’avis d’appel d’offres doit comporter, outre l’objet de la consultation, la date limite de réception des offres par la Banque ainsi que la précision de la mention « OFFRES POUR …A N’OUVRIR QU’EN SEANCE ».

3.3. L’avis d’appel est signé par le Directeur du Département chargé de l’approvisionnement et du Patrimoine.

3.4. Lorsque le marché gré à gré est justifié, le Directeur du Département chargé de l’Approvisionnement et du Patrimoine consulte directement les entreprises qu’il juge aptes et attribue le marché à celle qui présente la meilleure offre qualité – prix, le tout après avis des Départements ou services utilisateurs et du Département chargé du Budget.

4. Conditions requises pour soumissionner

4.1. Peut soumissionner toute entreprise (personne morale légalement constituée ou entreprise individuelle) et dont l’objet / l’activité est en rapport avec celui de la consultation.

4.2. L’entreprise soumissionnaire doit fournir à la Banque la preuve :

• de son inscription au registre du commerce de la circonscription où elle a son siège ou son domicile ;
• qu’elle est en règle vis-à-vis de l’administration fiscale de son pays ;
• de ses références techniques.

5. Soumission du fournisseur ou du prestataire de service

Le fournisseur ou le prestataire de services rédige sa soumission en se conformant aux prescriptions de la lettre de consultation. Il fournit tous les détails d’ordre technique permettant de bien comprendre l’étendue de son offre. Il peut, le cas échéant, apporter des modifications à la lettre de consultation si l’évolution technologique le commande. La lettre de soumission doit être à la Banque au plus tard à la date-limite de dépôt des offres.

6. Dépouillement des offres – Choix de l’adjudicataire provisoire – Négociations

6.1. Après la date-limite de dépôt des offres et en tout état de cause dans la semaine qui suit cette date, le Département chargé de l’approvisionnement chargé de l’approvisionnement et du Patrimoine constitue une Commission ad’hoc pour le dépouillement et l’analyse des offres.

La Commission ad’hoc comprendra :

• un représentant du Département chargé de l’Approvisionnement et du Patrimoine : Président,
• un représentant du Département ou service demandeur du bien ou service, objet des offres : Rapporteur,
• dun représentant du Département chargé du budget : membre,
• dun représentant du personnel.

Elle pourra, lorsqu’elle l’estime nécessaire, se faire assister d’un juriste.

6.2. La Commission dispose de 10 jours œuvrés à compter du jour de son installation pour déposer son compte-rendu de dépouillement et d’analyse des offres au Président ou à son délégué.

6.3. L’analyse des offres et le choix de l’adjudicataire se font sur la vase de critères objectifs qui seront clairement décrits dans le compte-rendu de dépouillement et d’analyse et notamment, s’il y a lieu, sur la base de ceux
ci-après : conformité à l’avis d’appel d’offres et aux spécifications techniques, qualification, référence et expérience du fournisseur ou prestataire de services, service après vente et coût.

6.4. La Commission devra motiver clairement le choix du ou des adjudicataires provisoires et proposer, s’il y a lieu, le canevas des négociations.

6.5. La Commission devra motiver clairement le choix du ou des adjudicataires provisoires et proposer, s’il y a lieu, le canevas des négociations.

6.6. Le compte-rendu des travaux de la Commission est adressé au Président ou à son délégué qui décide de la suite à y donner.

6.7. Les négociations entre le ou les adjudicataires provisoires et la Banque ont lieu au siège de la Banque en présence de tous les membres de la Commission ad’hoc conformément aux canevas adoptés par le Président ou son délégué.

6.8. A l’issue des négociations, il sera dressé un procès-verbal qui sera soumis à la décision du Président ou de son délégué.

7. Garanties

7.1. Si la nature du bien ou service le requiert, il sera exigé des fournisseurs des garanties dont l’étendue et la durée seront non seulement compatibles avec la nature du matériel mais suffisantes pour permettre la sauvegarde des intérêts de la Banque.

Dans ce cadre seront prévues, selon la nature des biens ou services concernés, les garanties ci après :

• une caution bancaire pour l’avance de démarrage ou l’acompte à la commande ;
• une retenue de garantie ou une caution bancaire dont le paiement ou la mainlevée ne pourra intervenir qu’à la réception définitive ;
• un contrôle technique de qualité par un organisme indépendant en cas de nécessité.

7.2. Dans tous les cas, les modalités de paiement devront être fixées de manière à sauvegarder les intérêts de la Banque.