GUIDE PRATIQUE DE LA VÉRIFICATION DE LA CONFORMITÉ,
DES PLAINTES ET DU RÈGLEMENT DES GRIEFS DE LA BOAD
Les politiques, procédures et directives environnementales et sociales de la Banque Ouest Africaine de Développement (BOAD) fixent des normes minimales pour la conception et la mise en œuvre de projets de développement et d’investissements. Elles ont pour objet de :
- Veiller à ce que les choix de développement envisagés soient écologiquement rationnels, socialement équitables et économiquement viables ;
- Faire en sorte que les risques environnementaux et sociaux des projets soient identifiés le plus tôt possible en vue de leur prise en compte dans la conception et la mise en œuvre desdits projets.
Le but est de protéger les populations riveraines de projets, les groupes vulnérables défavorisés et assurer la participation des parties prenantes locales. Consciente que des personnes physiques et des communautés peuvent, malgré toutes les dispositions qui seront prises, être affectées par les projets qu’elle finance, la BOAD a mis en place un système de vérification de la conformité et de traitement des griefs, pour recevoir des requêtes ou des plaintes, les traiter et aider à résoudre les problèmes des personnes affectées par les projets qu’elle soutient.
Qui peut déposer une plainte ou demander une vérification de la conformité ?
- Toute personne ou tout groupe de personnes du pays ou des pays où est situé le projet financé par de la Banque, qui considèrent que, par suite d’une violation par la BOAD de ses politiques, procédures ou directives, leurs intérêts ont été ou risquent d’être lésés de façon directe et concrète.
- Les organisations, associations, communautés ou autres groupements d’individus lésés par un projet financé par la Banque.
- Un représentant local dûment mandaté, agissant sur instruction expresse des personnes lésées ou un représentant étranger dans les cas où il n’y a pas de représentation adéquate ou appropriée dans le pays où est situé le projet.
- Le Conseil d’Administration et le Conseil des Ministres de la Banque.
Quelles informations doivent être contenues dans une requête de vérification de la conformité ou d’une plainte ?
La requête doit :
- Décrire le projet faisant l’objet de la requête ;
- Expliquer de quelle manière les politiques, les procédures ou les dispositions contractuelles de la BOAD ont été gravement violées ;
- Décrire de quelle manière l’action ou l’omission de la BOAD a conduit ou pourrait conduire au non-respect des dispositions considérées ;
- Décrire en quoi l’action ou l’omission de la BOAD a causé ou risque de causer un préjudice grave aux parties lésées ;
- Décrire les dispositions prises par les parties lésées pour résoudre le problème avec les services de la BOAD et expliquer pour quelles raisons la réponse de la BOAD n’est pas satisfaisante.
Les requérants souhaitant soumettre à nouveau une requête relative à des enjeux précédemment traités par le Responsable de la Conformité doivent exposer les preuves ou les circonstances nouvelles justifiant un réexamen de cette affaire.
Si certaines informations demandées ci-haut ne peuvent être fournies, une explication doit être annexée à la requête.
Les pièces suivantes doivent être jointes à la requête :
- L’ensemble des correspondances échangées avec les services de la BOAD ;
- Les comptes rendus des réunions avec le personnel de la BOAD ;
- Une carte ou un graphique, le cas échéant, indiquant le lieu où se trouve la partie lésée ou la zone touchée par le projet ;
- Toute autre preuve à l’appui de la requête.
Forme d’une requête
- La requête peut être présentée sous la forme de lettre, de courrier électronique (e-mail), par fax, etc.
- La requête doit être écrite, datée et signée.
- Elle doit être rédigée en français qui est la langue de travail de la BOAD. Elle peut également être déposée en anglais ; dans un tel cas les délais de traitement seront rallongés du délai nécessaire à la traduction.
Où déposer la requête ?
- La lettre envoyée peut être déposée ou envoyée par courrier postal ou par fax au siège de la BOAD à Lomé ou dans une de ses Missions Résidentes dans les autres pays.
- La requête adressée par e-mail doit être envoyée à l’adresse électronique dédiée du Responsable de la Conformité : plaintes-conformite@boad.org.
Limitations
Les demandes de vérification de la conformité, les plaintes ou griefs à adresser au Responsable de la Conformité ne concernent pas les cas suivants :
- Les plaintes provenant des soumissionnaires et des fournisseurs, au sujet de la passation de marchés ;
- Les cas de fraude ou de corruption ;
- Les plaintes futiles et malveillantes ;
- Les affaires portées devant toutes instances administratives de la BOAD ;
- Les affaires portées devant d’autres instances de recours judiciaire ou organes similaires ;
- Les plaintes motivées par l’intention d’obtenir un avantage compétitif ;
- Les affaires déjà examinées par le MII, sauf en cas de nouvelles preuves concrètes ;
- Les actes relevant de la responsabilité de tiers ;
- L’adéquation ou la pertinence des politiques et procédures du Groupe de la Banque, et les projets du secteur privé, sauf en ce qui concerne les politiques environnementales et sociales.
Enregistrement et traitement d’une requête
Les requêtes de vérification de conformité et les plaintes sont reçues, enregistrées et traités par la Division de la Conformité et de la Réglementation, dans les délais et selon l’efficacité voulue, conformément aux dispositions pertinentes du manuel de politique et procédures de vérification de la conformité et du manuel de politiques et procédures de règlement des griefs de la BOAD.
Garanties de traitement optimal
Les diligences de vérification et le traitement des plaintes assurés par la Division de la Conformité et de la Réglementation avec la garantie de l’indépendance, de l’équité, de la transparence, du professionnalisme, de l’accessibilité et de l’efficacité, conformément aux principes de succès posés par le manuel de politique et procédures de vérification de la conformité et du manuel de politiques et procédures de règlement des griefs de la BOAD.
Informations et assistance
Le présent document est destiné à servir de guide pratique à l’usage des requérants, sur les procédures de vérification de conformité et de traitement des plaintes. Ceux-ci sont invités à se référer pour plus de détails au manuel de politique et procédures de vérification de la conformité et du manuel de politiques et procédures de règlement des griefs de la BOAD.
Les requérants peuvent avoir plus d’informations ou toute assistance en envoyant un e-mail au Responsable de Conformité à plaintes-conformite@boad.org et/ou en transmettant une copie de leurs requêtes pour vérification de la conformité ou pour résolution de problèmes à plaintes-conformite@boad.org.