La Banque Ouest Africaine de Développement (ci-après la « BOAD ») est l’institution commune de financement du développement des Etats de l’Union Monétaire Ouest Africaine (UMOA). Elle a pour vocation de promouvoir le développement équilibré des Etats membres et de contribuer à la réalisation de l’intégration économique de l’Afrique de l’Ouest.
La présente Politique de protection des données personnelles a pour objet de vous informer des traitements mis en œuvre par la BOAD sur vos données personnelles, que vous soyez porteurs de projet, client, prospect, candidat à un poste au sein de la BOAD ou personne physique intervenant dans le cadre d’une relation bancaire telle qu’un représentant légal, un point de contact, un préposé ou un bénéficiaire.
1-GLOSSAIRE
Donnée personnelle
Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable c’est-à-dire qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, une adresse email, etc.
Règlementation applicable
Corpus de règles relatives à la protection des données personnelles applicable à la BOAD en tant que gestionnaire indirecte des fonds de l’Union Européenne à savoir :
- le Règlement européen Général n°2016/679 du 25 avril 2016 relatif la protection des données personnelles et à leur libre circulation dans l’Union Européenne (dit « RGPD ») ;
- le Règlement européen n°2018/1725 du 23 octobre 2018, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données ;
- la Loi n°2019-014 relative à la protection des données personnelles au Togo en date du 29 octobre 2019.
Responsable de traitement
Personne, autorité publique, société ou organisme qui détermine les finalités et les moyens des traitements de données personnelles.
Traitement
Toute opération sur les Données Personnelles telle que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction
2-RESPONSABLE DE TRAITEMENT
Le Responsable du Traitement est la Banque Ouest Africaine de Développement, créée par l’Accord en date du 14 novembre 1973, située 68, Avenue de la Libération, BP 1172 Lomé, République Togolaise (ci-après, « la BOAD »).
3-DONNEES PERSONNELLES
3.1 Quelles sont les données personnelles collectées ?
La BOAD peut être amenée, dans le cadre de ses relations avec vous, à collecter différentes catégories de Données Personnelles telles que :
- des données d’identification (ex : nom, prénom, date de naissance, coordonnées, document d’identité) ;
- des données relatives à votre projet ;
- des données relatives à votre vie professionnelles ;
- des données économiques et financières concernant vous ou votre entreprise (ex : situation fiscale et patrimoniale, annexe financière du projet, compte de résultats prévisionnels, financements) ;
- des données bancaires (ex : identifiants et coordonnées bancaires, historiques et détails de comptes, garanties, crédits).
3.2 Comment sont recueillies vos données personnelles ?
Vos Données Personnelles peuvent être collectées par la BOAD directement auprès de vous via les formulaires ou lors de la communication par email ou courriers de vos informations et/ou via d’autres sources dont notamment :
- nos partenaires commerciaux et bancaires ;
- des tiers tels que les organismes de renseignements commerciaux, de lutte contre la fraude, le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, et la corruption, en conformité avec la règlementation en matière de protection des données personnelles.
Des Données Personnelles vous concernant peuvent également être générées ou calculées par la BOAD lors de l’analyse d’une demande de financement (calcul d’un score dans le cadre de l’évaluation de votre dossier, détermination du risque de crédit ou du risque de fraude etc.).
4-BASES LEGALES ET FINALITES DES TRAITEMENTS MIS EN OEUVRE
La BOAD met en œuvre des traitements sur vos Données Personnelles pour les finalités et sur les bases légales précisées ci-dessous :
| FINALITES DU TRAITEMENT | SOUS-FINALITES | BASES LEGALES |
| Demandes de financements : études des demandes, gestion des demandes, suivi financements | - Dépôt des dossiers de candidatures - Demande de renseignements via email ou courrier postal - Entrée en relation bancaire et tenue de comptes - Gestion et suivi de la relation client - Signature des documents contractuels - Octroi et gestion des crédits - Délivrance des garanties bancaires - Suivi du dossier de financement - Gestion des opérations et des demandes particulières, validation de toute instruction ou transaction sollicitée ou autorisée en tant que représentant légal de la société que vous représentez - Gestion des impayés - Tout échange et communication avec clients et prospects | - Exécution de mesures précontractuelles ou d’un contrat conclu à votre demande - Intérêts légitimes pour traiter les demandes de renseignements - Votre consentement sollicité préalablement à la mise en œuvre du traitement |
| Gestion administrative des dossiers | - Gestion administrative des dossiers de candidatures - Instruction des dossiers - Sélection des projets | - Intérêts légitimes d’évaluer les demandes de financements et les projets - Exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat conclu à votre demande |
| Gestion du risque et prévention/détection des délits | - Connaissance du client et/ou, le cas échéant, du(des) garant(s) ou des autres intervenants dans le cadre de la relation bancaire - Instruction des dossiers - Sélection des projets | Intérêts légitimes d’évaluer les risques liés aux demandes de financement |
| Respect de nos obligations légales et règlementaires en tant qu’établissement bancaire | - Prévention de la fraude, de la corruption - Lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme - Echange d’informations en matière fiscale avec l’administration - Tenue de fichiers règlementaires (Ficher central des chèques, Fichier national des incidents de crédit, etc.) | Respect de nos obligations légales et règlementaires |
| Gestion des candidatures de recrutement | - Gestion et instruction des candidatures - Gestion et suivi du recrutement - Organisation d'entretien de recrutement - Signature d'un contrat de travail | - Votre consentement sollicité préalablement à la mise en œuvre du traitement - Intérêt légitime relatif au recrutement de collaborateurs |
| Mise en œuvre d’études et de communications | - Prospection et animation commerciale (campagnes de communication, évènements, etc.) - Envoi de newsletters - Information sur les produits et services qui seraient susceptibles de vous intéresser ou d’intéresser la société que vous représentez | Votre consentement, sollicité préalablement à la mise en œuvre du traitement |
| Autres | - Gestion des réclamations ou litiges - Gestion des accès physiques - Gestion des demandes d’exercice des droits - Défense de nos droits et intérêts légaux (ex. le recouvrement de sommes dues, la cession des créances) | - Respect de nos obligations légales et règlementaires - Intérêts légitimes de défendre nos droits en justice |
5-BASES LEGALES ET FINALITES DES TRAITEMENTS MIS EN OEUVRE
Vos Données Personnelles ne peuvent être partagées que dans des conditions prévues par la loi et les règlements applicables à la BOAD en tant qu’organisme bancaire international ou avec votre consentement spécifique.
Dans ce contexte, sont susceptibles d’être destinataires de vos Données Personnelles, en fonction des finalités poursuivies, et dans la limite de leurs attributions respectives :
- d’autres entités de la BOAD notamment dans le cadre de la prévention des risques opérationnels (évaluation du risque, sécurité et prévention des impayés et de la lutte contre la fraude, contre le blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme) ;
- les prestataires de services et sous-traitants réalisant des prestations pour le compte de la BOAD ;
- les partenaires bancaires ;
- les médiateurs, auxiliaires de justices et officiers ministériels, dans le cadre de leurs missions de recouvrement de créance ;
- les autorités administratives, financières, judiciaires ou agences d’Etats, organismes publics sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation ;
- certaines professions réglementées telles que avocats, notaires, commissaires aux comptes.
6-DUREES DE CONSERVATION DES DONNEES PERSONNELLES
La BOAD conserve les Données Personnelles uniquement pendant la durée nécessaire :
- à l’accomplissement des finalités de leurs traitements et
- au respect de ses obligations légales et réglementaires et à la conservation de la preuve en matière contractuelle jusqu’à extinction des droits des parties ou des tiers concernés.
A titre illustratif, les principales durées de conservation des Données Personnelles par BOAD sont les suivantes :
Durées de conservation
| DONNEES | DUREE DE CONSERVATION |
| Raison sociale et coordonnées d’une personne morale demandant un financement | - 5 ans pour les données relatives aux clients et partenaires dans le cas où le projet ne fait pas l'objet de financement et - jusqu'à 5 ans après le remboursement pour les dossiers de financement . |
| Documents et informations relatives aux opérations faites par les clients | Jusqu’à 5 ans à compter de l’exécution de l’opération. |
| Informations comptables (livres et registres) | 10 ans à compter de la date de fin de l’exercice comptable. |
7-TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE DONNEES PERSONNELLES
Certains projets peuvent amener la BOAD à opérer des transferts internationaux. Dans l’hypothèse où vos Données Personnelles seraient transférées vers, hébergées ou consultées depuis un pays situé hors du lieu d’établissement de son siège, où la législation en matière de protection des données n’est pas équivalente à celle imposée par la Règlementation applicable, ces transferts seraient encadrés par les mesures appropriées de sécurité et de contrôle, dans le respect des règles fixées par la Règlementation applicable.
8-SECURITE DES DONNEES PERSONNELLES
La BOAD a pris des mesures physiques, techniques et organisationnelles nécessaires pour assurer la sécurité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des Données Personnelles, en particulier afin de protéger les Données Personnelles contre la destruction, la perte, le vol, les destructions accidentelles, l’altération ou encore les accès non autorisés.
9-VOS DROITS ET COMMENT LES EXERCER
Conformément à la Règlementation applicable, vous disposez, selon le cas, des droits suivants :
- Droit d’accès : vous pouvez obtenir des informations concernant le traitement de vos Données Personnelles ainsi qu’une copie de ces données ;
- Droit de rectification : si vous estimez que vos Données Personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander à ce que ces données soient modifiées en conséquence ;
- Droit à l’effacement : vous pouvez demander la suppression de vos Données Personnelles, dans la limite de ce qui est prévu par la Réglementation ;
- Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos Données Personnelles dans les conditions prévues par la Règlementation ;
- Droit de retirer votre consentement : si vous avez donné votre consentement pour le traitement de vos Données Personnelles, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment ;
- Droit à la portabilité : lorsque que ce droit est applicable, vous pouvez demander la communication des Données Personnelles que vous nous avez fournies ou, lorsque cela est techniquement possible, le transfert de celles-ci à un tiers ;
- Droit d’opposition au traitement : vous pouvez vous opposer au traitement de vos Données Personnelles pour des raisons tenant à votre situation particulière, lorsque le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers. Vous avez également le droit de vous opposer à tout moment à ce que vos Données Personnelles soient utilisées à des fins de prospection commerciale, ou à des fins de profilage si ce profilage est lié à une prospection commerciale.
Ces droits peuvent être exercés auprès du Délégué à la Protection des Données Personnelles (ou DPO) désigné par la BOAD par email : dpo@boad.org ou par envoi d’un courrier, à la Banque Ouest Africaine de Développement, Département Conformité et Règlementation, 68, Avenue de la Libération, BP 1172 Lomé, République Togolaise.
L’exercice d’un de ses droits peuvent vous être refusé si votre demande ne remplit pas les conditions posées par la Règlementation applicable. Dans cette hypothèse vous en serez dûment informé(e).
Enfin, vous disposez du droit de déposer une réclamation auprès de l’Autorité de Contrôle compétente.
10-MISE A JOUR DE LA PRESENTE POLITIQUE
Cette Politique peut être modifiée et actualisée périodiquement pour refléter notamment les changements qui interviendraient dans la pratique, ou conformément à une évolution législative ou réglementaire.
Nous vous invitons à vous y référer régulièrement sur notre site.